Wieso muss die IKT der Stadt Frauenfeld erneuert werden?

Die IT-Infrastruktur der Stadt ist von ihrer Architektur her in die Jahre gekommen und entspricht in vielen Teilen nicht mehr den Anforderungen und Erwartungen der heutigen Nutzerinnen und Nutzer. Die einzelnen Komponenten wurden wohl stetig und nach deren Lebensdauer ersetzt. Am grundsätzlichen Aufbau der gesamten IT-Infrastruktur als auch an dessen Philosophie wurden aber in den vergangenen 25 Jahren keine wesentlichen Änderungen vorgenommen.

Inwiefern entspricht die IKT nicht mehr den Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer?

Derzeit arbeitet das Personal der Stadtverwaltung und des Alterszentrums Park noch mit Microsoft Office 2016 und dem Mailprogramm "GroupWise", was dem Stand vor sieben Jahren entspricht. Der Wechsel auf eine Umstellung der IT-Infrastruktur auf eine zeitgemässe Microsoft-365-Umgebung als Büro-Anwendungspaket für Cloud und Desktop ist dringend angezeigt. Ebenfalls dringend nötig ist der Ersatz der Telefonanlage, die aus dem Jahr 2011 stammt. Vor allem besteht auch eine hohe Dringlichkeit diese Anlage zu ersetzen, da keine Ersatzteile mehr verfügbar sind. Heutige Systeme (z.B. Microsoft Teams) verbinden Telefonie mit Computeranwendungen und lassen so eine effizientere Arbeitsweise zu.

Wurde eine Erneuerung verschlafen oder gibt es andere Gründe, weshalb jetzt plötzlich alles erneuert werden soll?

Die Architektur des städtischen IT-Netzes hat sich in den vergangenen 25 Jahren nicht grundlegend verändert. Wie seit Ende der 1990er-Jahren liegt auch heute noch der Fokus auf lokalen Serverlösungen und zeitgemässe Cloudlösungen bestehen nur punktuell. Zudem fand ein massiver Ausbau des städtischen Netzes statt, von 100 PC-Arbeitsplätzen im Jahr 1998 auf 490 Clientgeräte (Desktop und Laptop) heute. Mit den Herausforderungen in Sachen Digitalisierung, welche die Corona-Pandemie zutage brachte, wurde der Handlungsbedarf offensichtlich. Die Pandemie zeigte die Grenzen der städtischen IT auf und erzwang erste Anpassungen. Aufgrund dessen wurden 2022 eine neue Informatikstrategie erarbeitet und neue Prioritäten gesetzt. So sprach sich der Stadtrat dafür aus, neue starke Partnerschaften zu suchen und konsequent das Outsourcing weiterzuverfolgen. Weiter wurde in dieser Strategie festgestellt, dass die Risiken der Cyberbedrohungen weiter minimiert werden müssen. Da die Komplexität im Bereich Datensicherheit wie auch im Datenschutz in der kommenden Zeit weiter stark zunehmen wird, ist auch hier dringender Handlungsbedarf angezeigt.

Weshalb kostet ein Outsourcing 890'000 Franken pro Jahr mehr als die heutige interne Lösung?

Die heutige interne Lösung entspricht den Vorgaben, die Ende der 1990er-Jahre galten. Diese unterscheidet sich stark von der modernen Lösung, die in Zukunft angestrebt wird. Eine wichtige Rolle spielen auch die Ansprüche an die Datensicherheit. Diese wird heute nach bestem Wissen und Gewissen von drei Personen gewährleistet. Die Komplexität und die Fertigkeiten der «Bösen im Netz» wird in den kommenden Jahren weiter zunehmen. Das IT-Dienstleistungsunternehmen Abraxas betreibt hierzu einen eigenen Bereich mit sechs Personen, die die gesamte Infrastruktur rund um die Uhr überwachen, Schulungen organisieren, die neuesten Entwicklungen laufend beobachten und sich entsprechend weiterbilden. Logisch ist, dass kein Unternehmen Leistungen zum Selbstkostenpreis anbietet. Es muss einen Gewinn erwirtschaften, um überleben und seine Angebote weiterentwickeln zu können. Hinzu kommt, dass die Investitionen in den vergangenen zwei Jahren im Hinblick auf ein mögliches Outsourcing aufs Notwendigste reduziert worden sind. Es sollte möglichst vermieden werden, dass neu angeschaffte Geräte bei einem Outsourcing schon nach kurzer Zeit wieder ausgemustert werden. 

Was konkret muss erneuert werden?

Die Arbeitsplatz- und die Serverinfrastruktur muss komplett neu aufgebaut und vereinheitlicht werden. Die Telefonie mit all ihren Geräten und die Vermittlungsanlagen müssen ebenfalls erneuert werden. Weiter muss das WLAN-Netz ersetzt und ein Betreiber gesucht werden. Zusätzlich müssen neue Komponenten und neue Softwarelizenzen beschafft werden.

Wieso soll man Geräte mieten? Wäre kaufen längerfristig nicht billiger?

Bei einem Outsourcing werden nicht nur die Geräte gemietet, es wird auch deren Unterhalt über die gesamte Lebensdauer eingekauft und sichergestellt. Bei einem Mietmodell ist eine hohe Standardisierung möglich, was den Unterhalt vereinfacht und so Kosten und Aufwand einspart. Wenn die Stadt die Geräte selber beschaffen würde, müsste sie sich auch selber um Unterhalt, Service und Ersatz kümmern. Dies würde einerseits eine gewisse Lagerhaltung erfordern und andererseits mehr personelle Aufwände generieren.

Wieso hat Thurplus als städtischer Betrieb eine eigene Lösung?

Die früher schon separat betriebenen Server- und Netzwerkinfrastrukturen von Thurplus waren im Herbst 2020 am Ende ihrer Lebensdauer angelangt. Aufgrund fehlender Ressourcen seitens der städtischen Informatikabteilung und komplexer Anforderungen der technischen Steuerung wurde es für Thurplus notwendig, schnellstmöglich eine eigenständige Lösung aufzubauen. Aufgrund des Alters der Infrastruktur und den Anforderungen im Bereich von Zusammenarbeitsplattformen, mobilem Arbeiten sowie der Modernisierung und Digitalisierung der Office-IT, verabschiedete der Stadtrat ein Projekt zur Neustrukturierung. Ebenfalls von grosser Bedeutung waren hierbei auch die IT- und Datensicherheit. Die technisch eigenständigen Leitsysteme Strom/Gas/Wasser und Fernwärme waren von dieser Neustrukturierung nicht betroffen. Die neue Infrastruktur, die von ihrer Architektur her auf einer Hybridlösung basiert, ging in Etappen im Jahr 2021 in Betrieb. Die Infrastruktur befindet sich weiterhin im Besitz von Thurplus. Wartung und Support erfolgen aber mehrheitlich durch einen externen Dienstleister. Die 2022 in Kraft gesetzte städtische Informatikstrategie gilt auch für Thurplus. Wo möglich und sinnvoll werden Synergien zwischen der städtischen Informatik und Thurplus zur Effizienzsteigerung genutzt.

Man hat die IT ausgebaut, aber den Aufbau des gesamten IT-Netzes seit 25 Jahren nicht geändert. Wieso?

Die eingesetzten Netzwerkkomponenten wurden laufend erneuert und sind auf einem technisch aktuellen Stand. Die Gebäudeverkabelungen entsprechen nach wie vor den gebräuchlichen Standards. Die Server werden alle auf state-of-the-art-Virtualisierungsplattformen betrieben. Die grundsätzliche «Client-Server»-Architektur ist aber mehrheitlich seit vielen Jahren unverändert im Einsatz. Der Wechsel zu einer cloud-basierten Architektur wurde nicht vollzogen. Die Planung dieses Systemwechsels wurde im Jahr 2021 gestoppt, als der Entscheid für die Erarbeitung einer neuen Informatikstrategie gefällt wurde.

Was hat ein Outsourcing mit dem Archivgesetz resp. dem Datenschutzgesetz zu tun?

Die Digitalisierung nimmt jeden Tag zu und wird auch von allen gefordert. Das kantonale Datenschutzgesetz wie auch das Gesetz über die Aktenführung und Archivierung, das per 1. Januar 2021 in Kraft gesetzt wurde, bilden zusammen mit dem Öffentlichkeitsgesetz die Grundlage für die Geschäftsführung der Stadtverwaltung. Die heutige Geschäftsführung erfolgt über die ganze Stadtverwaltung gesehen sehr hybrid. Das heisst, einige Ämter bewirtschaften ihre Geschäfter elektronisch, andere bauen immer noch auf Papierakten und wieder andere machen beides. Die Archivierung der elektronischen Daten ist heute nur ungenügend geregelt resp. basiert immer noch auf dem Verständnis der Archivierung von Papierakten. Dies muss in absehbarer Zeit neu geregelt werden. Diese neuen Ansprüche erfordern auch modernere Hilfsmittel, damit die heutigen Anforderungen erfüllt werden können.

Bergen Cloudlösungen nicht grössere Gefahren bezüglich Datenschutz?

Der Einsatz von cloud-basierten Servern vereinfacht den Zugriff auf die Systeme im Bereich des mobilen Arbeitens. Die Bereiche Datensicherheit und Datenschutz sind bei beiden Architekturen sehr komplex. Die technisch und organisatorisch notwendigen Massnahmen sind aber durchaus vergleichbar.

Welcher Vorteil ergibt ein Outsourcing für die Mitarbeitenden und welchen für die Bevölkerung?

Die Bevölkerung profitiert von verbesserten Verwaltungsdienstleistungen und die Mitarbeitenden erhalten durch mobile Arbeitsformen höhere Effizienz und Flexibilität. Das mobile Arbeiten ist heute umständlich und nimmt viel Zeit in Anspruch. Dies führt dazu, dass die Mitarbeitenden sich andere Wege suchen und damit die Datenverfügbarkeit und auch die Datensicherheit gefährden. Oft werden dadurch auch gleiche Dokumente mehrfach abgespeichert, was mehr Speicherplatz benötigt. Weiter entstehen so Unklarheiten, welches das Originaldokument ist, was wiederum einen erheblichen Mehraufwand generiert. Oder die Mitarbeitenden arbeiten an Sitzungen einfach mit Papier und Stift. Im besten Fall gehen sie dann an den Arbeitsplatz und schreiben das ganze nochmals elektronisch nieder, womit ebenfalls Mehraufwand entsteht, der nicht notwendig ist.

Was passiert, wenn die Bevölkerung die Vorlage ablehnt?

Im Falle einer Ablehnung würde die Informatikabteilung die verschiedenen Massnahmen, die sich im Gesamtprojekt der Abraxas befinden, in Einzelprojekten nacheinander angehen. Der dringliche Ersatz der Telefonie der Stadtverwaltung müsste als gesondertes Projekt mit hoher Priorität angegangen werden. Eine Offerte aus dem Jahr 2021 bezifferte die Kosten dafür auf rund 200'000 Franken. Für diese Summe ist aber funktional nur ein Ersatz der heutigen Anlage zu bekommen. Für eine internetbasierte Telefonielösung müsste die IT entsprechend nachgerüstet werden, was wiederum Kosten in der IT-Infrastruktur nach sich ziehen würde. Es würde wohl eine Kombination mit dem Ersatz der Telefonie sowie der Einführung von Microsoft 365 angestrebt werden.

Was die IT-Infrastruktur betrifft, so müsste mittel- bis langfristig weiterhin das Ziel bleiben, die Netzarchitektur so umzubauen, dass zeitgemässes, effizientes, sicheres und kostenoptimiertes Arbeiten möglich bleibt. Das heisst: eine Architektur, die auf einer Hybridlösung basiert. Ebenfalls unausweichlich ist, dass die in den letzten Jahren heruntergefahrenen Investitionen bei der Erneuerung der Hardware und die ab 2025 fällige Erneuerung der städtischen Serverinfrastruktur (Data-Center der EKT) als einzelne Investitionsprojekte umgesetzt werden.

Ohne Outsourcing müsste überdies die städtische Informatikabteilung aufgrund der anstehenden Erneuerungsprojekte der Netzarchitektur von heute drei Vollzeitstellen auf voraussichtlich fünf Vollzeitstellen ausgebaut werden. So gilt branchenüblich die Faustregel, dass für den Support von 100 User-Accounts eine Vollzeitstelle benötigt wird. Alle weiteren Aufgabenfelder, die intern bewirtschaftet werden müssen, sind hierbei noch nicht abgedeckt. Diese notwendige personelle Aufstockung dürfte aufgrund der anstehenden Pensionierungen von zwei der drei Mitarbeitenden und im Kontext des Fachkräftemangels in dieser Branche durchaus eine Herausforderung darstellen.

Zudem dürften die Kosten ungleich höher liegen, wenn die verschiedenen Massnahmen in Einzelprojekten und nacheinander erfolgen könnten. Für eine gleichzeitige Umsetzung der Projekte fehlen schlicht die Ressourcen. Es werden ein Mehraufwand für die Abstimmung unter den Einzelprojekten und ein grösserer Koordinationsaufwand notwendig.

Wieso ist der Vertrag mit Abraxas befristet? Und was geschieht nach acht Jahren?

Die Vergabe ist gesetzlich zeitlich limitiert. Damit soll erreicht werden, dass die Angebote auf dem Markt immer wieder geprüft werden müssen. Zudem ist es üblich, dass solche Dienstleistungsverträge nach einer bestimmten Laufzeit neu bewertet und evaluiert werden. Sollten die erbrachten Dienstleistungen nicht den gestellten Anforderungen gerecht werden, müsste tatsächlich ein Wechsel zu einem anderen Outsourcing-Partner erfolgen, was neue Transitionskosten verursachen würde. Jedoch würden nach diesem ersten Outsourcing die massgebenden Grundlagen bestehen, was den Aufwand verringern würde.

Was passiert, wenn die Stadt die IKT plötzlich doch wieder intern betreiben will?

Eine Rückkehr zu einer intern betriebenen IKT-Infrastruktur ist im Moment sehr unwahrscheinlich. Allein der Fachkräftemangel im IT-Bereich spricht gegen eine solche Änderung der Strategie. Aber eine Rückkehr wäre nach einigen Jahren grundsätzlich möglich.

Macht man sich durch ein Outsourcing nicht extrem von Abraxas abhängig?

Die Abraxas Informatik AG ist im Besitz ihrer Kundinnen und Kunden. Diese sind im Verwaltungsrat gut vertreten und nehmen so direkt Einfluss auf die Preisgestaltung der Angebote. Zudem besteht immer eine Abhängigkeit. Entweder die ist extern, wie hier im Falle von Abraxas, oder im Falle von Mitarbeitenden, die ebenfalls jederzeit die Stadt verlassen könnten.

Wieso soll das heutige Mailsystem MicroFocus GroupWise nicht beibehalten werden?

Beim Wechsel zu Microsoft 365 macht eine Beibehaltung des heutigen Mailsystems keinen Sinn. Zudem würden viele Funktionen von Microsoft 365 nur eingeschränkt zur Verfügung stehen. Hinzu kommt, dass die meisten neuen Mitarbeitenden das Mailsystem MircoFocus GroupWise nicht kennen, sich schwer tun mit der Handhabung und damit die Funktionalitäten nicht nützen und im schlechtesten Fall sogar ineffizient arbeiten.

Es haben sich lediglich zwei Unternehmen an der Ausschreibung beteiligt. Reicht das für eine objektive Beurteilung?

Der Stadtrat hatte sich diese Frage auch gestellt. Aus rechtlicher Sicht waren alle Vorgaben eingehalten. Dass nur zwei Angebote eingingen, zeigt, dass der Markt nicht spielt. Weiter darf dies wohl auch als Indiz interpretiert werden, dass das Geschäft hohe Ansprüche und eine hohe Komplexität ausweist, weshalb es für andere Anbieter nicht attraktiv ist.

Wieso dauert die Umsetzung so lange?

Die Auslagerung einer IT-Infrastruktur dieser Grösse ist ein sehr komplexes Projekt. Es bestehen sehr viele Abhängigkeiten zwischen den vielen im Einsatz stehenden Subsystemen. Die Ausschreibung hatte zwar einen hohen Detaillierungsgrad, es muss aber trotzdem eine sehr saubere Detailanalyse und Umsetzungsplanung erfolgen, damit das Projekt erfolgreich abgewickelt werden kann. Das braucht viel Zeit. Nicht unterschätzt werden darf auch der Wandel, der von den Nutzerinnen und Nutzern erwartet wird. Viele sehnen sich schon heute nach einem Wechsel, aber dennoch wird es auch hierfür eine gute Planung und Schulungen brauchen.

Welche Vorteile bringt eine neue Telefonie-Lösung? Wieso ist die alte Lösung nicht mehr tragbar?

Die derzeitige Telefonie-Lösung kann die heute bestehenden Anforderungen an mobiles Arbeiten nicht erfüllen. Zudem ist die alte Lösung nicht in der Lage Sprachdialogsysteme ("Für Steuern wählen Sie die 1"usw. ) anzubieten. Die Hardware ist in einem kritischen Alter. Die Beschaffung von Ersatzteilen ist äusserst schwierig, wenn nicht gar unmöglich.

Gäbe es keine günstigere Lösung? Kauft sich die Stadt hier den Rolls Royce anstelle eines Mittelklassewagens?

Auf den ersten Blick scheint es eine teuere Lösung zu sein. Müssen aber die einzelnen Massnahmen, die wir jetzt im Gesamtpaket der Abraxas erhalten könnten, einzeln umgesetzt werden, wird eine interne Lösung teurer werden. Die Erneuerung würde schrittweise erfolgen und wäre immer von den internen verfügbaren personellen Ressourcen abhängig.

Wieso muss alles miteinander erneuert werden? Könnte nicht in Schritten vorgegangen werden?

Eine schrittweise Vorgehensweise ist durchaus möglich. Die Telefonie ist heute sehr eng verbunden mit der IT-Infrastruktur und erfordert deshalb eine gute Abstimmung aufeinander. Aber auch die Abstimmung mit den vielen Subsystemen ist genau zu planen. Dies schrittweise zu machen, würde jedes Mal einen grossen Abstimmungs- und Koordinationsaufwand verursachen. Daher macht es Sinn, diese beiden Bereiche gleichzeitig miteinander zu erneuern. Dies spart einerseits Kosten ein und verringert andererseits die Fehler.